Jongens, wat was het een feestje. Afgelopen 28 februari in OOST in Groningen. Het Grootste Kennisfestival. Editie 4 alweer in het hoge Noorden. En dit keer was het extra speciaal want samen met Renske van der Wouw had ik mijn eigen podium. Met allemaal mooie sprekers over HR onderwerpen van nu. Ik deelde al over Sven Gall, met zijn krachtige verhaal over neuromanagement. Maar ook vitaliteit, werklef en Gen Z stonden op het programma. En onboarding. Natuurlijk. In een interactieve talk gingen we de diepte in op mijn 5 stappen aanpak. Wil je daar meer over weten, lees dan even m’n stappenplan. In dit artikel neem ik je mee in het eerste stukje. Waarom eigenlijk onboarding én je allereerste stap: de juiste mensen om je heen verzamelen. Komt ie!
Start with why
Ja, want laten we daar toch maar beginnen. Waarom eigenlijk? Waarom zou jij met onboarding aan de slag moeten. Wist je dat 6 van de 10 mensen ontevreden zijn over hun onboarding? En dat maar liefst 86% van de medewerkers in het eerste half jaar besluit of ze blijft of vertrekt? Ga eens na hoeveel mensen dat in jouw organisatie zijn. Ongetwijfeld teveel. 35% van de medewerkers was in 2024 van plan te gaan solliciteren. En dat percentage ligt nog hoger bij mensen met een dienstverband van minder dan 2 jaar. Kortom, voor je het weet ben je je met moeite gezochte nieuwe medewerker kwijt. Terwijl dat eigenlijk helemaal niet nodig was geweest. Een goed onboardingprogramma kan het verschil maken. Maar hoe pak je dat aan?
Betrek de collega’s waar het echt om gaat
Ik hoor het nog veel te vaak. Onboarding is een HR feestje. Misschien de collega’s van L&D er nog bij. Maar dan is het wel klaar. Zonde! Onboarding gebeurt in het dagelijks werk. En daarvoor kun je niet zonder leidinggevenden en collega’s. Die moet je echt betrekken. Vanaf moment 1. Laat ze vertellen wat zij doen en vooral ook wat er moeite kost. Dat kun jij vervolgens gaan organiseren of verduidelijken. Waardoor je tijd creëert bij die leidinggevende. Voor aandacht voor de nieuwe medewerker. Want een spoiler; daar draait het allemaal om.
Ervaringsdeskundigen
En wat dacht je van jouw pas gestarte medewerkers? Zij hebben net ervaren hoe het is om bij jullie te starten. Weten nog welke dingen ze top vonden én welke dingen ze hebben gemist. Het is best lastig om, als je al een aantal jaren ergens werkt, terug te gaan naar die eerste weken. Je weer in te beelden dat je dingen nog niet weet. En dat hoeft ook helemaal niet, want je hebt ervaringsdeskundigen. Zet ze in. Bevraag ze volop. En wees daarin specifiek. Hoe vonden ze het proces? Welke informatie kregen ze en hoe sloot dat aan bij hun behoeften op dat moment? Welke ongeschreven regels hadden ze graag alvast geweten? Hoe ervoeren ze de begeleiding? Je kunt de drie doelen van onboarding (weten we het nog: landing op de werkplek, onderdompeling in de cultuur en verbinding met collega’s) als leidraad nemen. Leer van hun ervaringen.
IT, facilitair, communicatie, kwaliteit…
Laten we ook vooral de verschillende stafafdelingen niet vergeten. Je wilt dat de basis op orde is. Dat men op dag 1 kan inloggen. Dat materiaal er is en werkt. Dat kleding klaarligt. Het is natuurlijk afhankelijk van de functie die iemand gaat bekleden maar vaak heb je hier collega’s van IT of facilitair voor nodig. Ik hoor bij heel veel organisaties als ik binnenkom dat dit top geregeld is. Als ik dan daadwerkelijk in gesprek ga met nieuwe medewerkers, blijkt het toch niet zo top. Duurde het een week voor er een laptop was en nog eens twee weken voordat alle autorisaties goed stonden. Dan kun je dus niet zonder de collega’s van deze afdelingen in je projectgroep.
Onboarding geeft antwoord op de vraag, hoe doen we het hier eigenlijk? En vaak heeft de afdeling kwaliteit daar allerlei ideeën over. Prachtig om ze te betrekken. Samen te kijken hoe nieuwe medewerkers vanaf de start leren hoe er bij jullie gewerkt wordt. Welke veiligheidsvoorschriften gelden. Wat men moet doen als er een ongeval is. Hoe men de werkplek ergonomisch goed ingericht krijgt. Vergeet hier niet om het leuk te maken. Een paginalange instructie kan misschien ook in 1 plaatje. Een handleiding in een filmpje. Daar komt de volgende afdeling om de hoek.
Je zult waarschijnlijk gaan kijken naar waar je informatie deelt en hoe je het deelt. De afdeling communicatie is hiervan. Kan je helpen met goede teksten. Met mooi opgemaakte stukken. Geen afdeling communicatie? Probeer het dan eens met AI.
Je gaat ongetwijfeld ook evenementen organiseren; een nieuwe medewerkersdag of een 100 dagen lunch. Een tour langs jullie verschillende vestigingen of door jullie gemeente. Je hebt mensen in je projectgroep nodig die niet schrikken van “handen uit de mouwen”. Die blij worden van structureren en organiseren. Wederom communicatie maar een managementondersteuner of HR medewerker kunnen dit natuurlijk ook hartstikke goed. Energie en creativiteit helpen hier enorm!
Projectteam klaar!
Dus je hebt ze bij elkaar verzameld; een aantal leidinggevenden, iemand die al eens buddy is geweest of dat graag wil zijn, een nieuwe medewerker, HR, L&D, IT, facilitair, kwaliteit en communicatie. Dan ben je er klaar voor. Is het de hoogste tijd om samen jullie onboarding programma vorm te gaan geven. Nu wordt het leuk! Tijd om te gaan workshoppen.
