Categorie: Onboarding

Faalfitness in de eerste weken in je nieuwe baan. Omdat die start hét moment is waarop er gegarandeerd nog van alles fout gaat. Fout moet gaan. Want dan leer je. Alleen is dingen fout doen zo vervelend. Dat gevoel van falen wil je tegengaan. Of niet…

Oefenen met falen

Het is alweer even geleden, de Kennisparade van ICM opleidingen & trainingen vorig jaar september. Waar we de dag actief startten met faalfitness door Remko van der Drift. Falen vraagt om moed, om verantwoordelijkheidsbesef en bovenal om vriendelijkheid. Naar jezelf en naar anderen. Want hey, er ging iets mis, het leren kan beginnen!

De toffe fitnessoefeningen die we vervolgens deden kun je één op één overnemen in je onboardingprogramma. Ga bijvoorbeeld in je eerste teambijeenkomst eens samen pogen om en om waxmasker, whiskymixer en wespenmepster uit te spreken. Gegarandeerd dat er heel snel fouten volgen. Yes! Tijd voor applaus. En dooor.

De uitdaging wordt wat groter. Probeer eens om tegelijkertijd te wijzen met je rechterwijsvinger en je linkerduim op te steken. En dan om te wisselen. En nog een keer. En nog een keer. Hilariteit gegarandeerd. Het mooie is, het kost wat moeite, maar dit kun je leren. Als je even doorzet.

Vertrouwen bouwen

In teamsamenwerking is vertrouwen het allerbelangrijkste. En dat vertrouwen is er niet zo maar. Dat vraagt om kwetsbaarheid. Door in je team, juist als er een nieuwe collega binnenkomt, samen onschuldige fouten te maken, faciliteer je die kwetsbaarheid. Haal je het negatieve oordeel van een fout af. En leer je dat de fout ook een succes kan zijn. Een prachtige verkenning van onbekend gebied.

Blunders…

Afgelopen woensdag rondde ik weer een trainersopleiding af. Waarin de bijna volleerde trainers afsluitende trainingen gaven. Eén ervan bracht me terug bij dit onderwerp. Het ging over blunders. Over irritante fouten die je je nog herinnert als de dag van gister. Ik heb er wel een paar.

Zo stond ik al twee keer op een totaal verkeerde locatie. Nou zou je zeggen, een ezel stoot zich geen twee keer aan dezelfde steen. Aiiii. En toch, eerlijk is eerlijk, ik check wel weer beter sinds de laatste keer.

Daar gaan we weer…

Als we die blunders op onboarding leggen, schept ook het delen van blunders een band. Lachen met en om elkaar. Weten dat je niet de enige bent. Dat het erbij hoort. En dat je niet wordt afgebrand om die blunder.

Maar blunders zijn één. Juist die irritante ervaringen, waarin je reageert zoals je eigenlijk niet meer wilt reageren, waarin je voor de zoveelste keer in gedrag stapt waarvan je had bedacht het nooit meer te doen, dat zijn voor mij de “fouten” die blijven hangen. Waar ik me, terug naar huis reizend, druk over kan maken. In een strenge, gefrustreerde modus kan zuchten: “leer ik het dan nooit?”

Een nieuwe baan geeft een kans op nieuw gedrag. Je stapt immers in een nieuwe omgeving. Maar laten we wel wezen, ook in een nieuwe situatie ligt oud gedrag op de loer. Wat kun je doen om het tegen te gaan?

If at first you don’t succeed, try again

“Let it go, let it go…”, Frozen popt op. Piekeren is de verkeerde kant op fantaseren las ik laatst op een kaart. Levert niets op. Beter even loslaten. Tot je er met iets meer afstand naar kunt kijken. Dat is het moment om te reflecteren. Met vriendelijkheid naar jezelf, terug te denken over wat er precies gebeurde. En wat je de volgende keer kunt doen.

En dan komen de tiny habits om de hoek. Toevallig was dat het onderwerp van de oefentraining van een ander groepje woensdag. En het sluit prachtig aan. Want je wilt eigenlijk even stilstaan voor het moment dat het ongewenste gedrag zich weer voordoet. En in dat moment iets anders doen dan anders.

Het moet goed

Ik pak mijn eigen trainerspraktijk er even bij als voorbeeld. Daar zit mijn verantwoordelijkheidsgevoel me met regelmaat in de weg. Ik wil een nuttige training leveren. Waar m’n deelnemers echt iets aan hebben. Ik voel me ook verantwoordelijk voor hun begrip. Ik moet zorgen dat ze het snappen. En dat ze een toffe dag beleven. Met mooie werkvormen. Met een boel energie. Met inzichten en glimlachen. Het moet bruikbaar zijn én leuk. Verder geen druk.

Maar soms lukt dat niet. En hoor ik mezelf praten. Het uitleggen met veel teveel woorden. Er van alles bij trekken. In een poging duidelijkheid te scheppen, juist meer onduidelijkheid creëren. Ik vergeet vragen te stellen en ga oreren. Dat wat ik eigenlijk niet wil, doe ik toch. Dat wil ik voor zijn.

Koffie!

Hoe dan? Simpel. Als ik het even niet meer weet is er altijd de zin: “Beste mensen, hoogste tijd voor koffie.” Met die koffie koop ik tijd. Adempauze. Even stilstaan en voelen wat er nu echt nodig is. Een extra vraag. Een één op één moment met iemand. Een model op een sheet. Een groepsgesprek. Opties genoeg, en tijdens dat kleine moment van bewegen, even uit het ongemak, komt de juiste keuze vanzelf.

Dus… in je onboarding…

neem je in het eerste werkoverleg een moment om samen fouten te maken. Iets nieuws te leren dat gegarandeerd niet in één keer lukt. Om samen falen te voelen. En dat te omarmen. Vervolgens kom je regelmatig terug op blunders en dingen die niet lukten. Lach je er om én leer je er samen van. Denk je met elkaar na over kleine gewoontes die je in kunt bouwen om herhaling te voorkomen. Niet groot en meeslepend maar klein en behapbaar. Bijkomend voordeel: meer pauzes en koffie. Dat lijkt me sowieso een heel goed idee.

 

Jongens, wat was het een feestje. Afgelopen 28 februari in OOST in Groningen. Het Grootste Kennisfestival. Editie 4 alweer in het hoge Noorden. En dit keer was het extra speciaal want samen met Renske van der Wouw had ik mijn eigen podium. Met allemaal mooie sprekers over HR onderwerpen van nu. Ik deelde al over Sven Gall, met zijn krachtige verhaal over neuromanagement. Maar ook vitaliteit, werklef en Gen Z stonden op het programma. En onboarding. Natuurlijk. In een interactieve talk gingen we de diepte in op mijn 5 stappen aanpak. Wil je daar meer over weten, lees dan even m’n stappenplan. In dit artikel neem ik je mee in het eerste stukje. Waarom eigenlijk onboarding én je allereerste stap: de juiste mensen om je heen verzamelen. Komt ie!

Start with why

Ja, want laten we daar toch maar beginnen. Waarom eigenlijk? Waarom zou jij met onboarding aan de slag moeten. Wist je dat 6 van de 10 mensen ontevreden zijn over hun onboarding? En dat maar liefst 86% van de medewerkers in het eerste half jaar besluit of ze blijft of vertrekt? Ga eens na hoeveel mensen dat in jouw organisatie zijn. Ongetwijfeld teveel. 35% van de medewerkers was in 2024 van plan te gaan solliciteren. En dat percentage ligt nog hoger bij mensen met een dienstverband van minder dan 2 jaar. Kortom, voor je het weet ben je je met moeite gezochte nieuwe medewerker kwijt. Terwijl dat eigenlijk helemaal niet nodig was geweest. Een goed onboardingprogramma kan het verschil maken. Maar hoe pak je dat aan?

Betrek de collega’s waar het echt om gaat

Ik hoor het nog veel te vaak. Onboarding is een HR feestje. Misschien de collega’s van L&D er nog bij. Maar dan is het wel klaar. Zonde! Onboarding gebeurt in het dagelijks werk. En daarvoor kun je niet zonder leidinggevenden en collega’s. Die moet je echt betrekken. Vanaf moment 1. Laat ze vertellen wat zij doen en vooral ook wat er moeite kost. Dat kun jij vervolgens gaan organiseren of verduidelijken. Waardoor je tijd creëert bij die leidinggevende. Voor aandacht voor de nieuwe medewerker. Want een spoiler; daar draait het allemaal om.

Ervaringsdeskundigen

En wat dacht je van jouw pas gestarte medewerkers? Zij hebben net ervaren hoe het is om bij jullie te starten. Weten nog welke dingen ze top vonden én welke dingen ze hebben gemist. Het is best lastig om, als je al een aantal jaren ergens werkt, terug te gaan naar die eerste weken. Je weer in te beelden dat je dingen nog niet weet. En dat hoeft ook helemaal niet, want je hebt ervaringsdeskundigen. Zet ze in. Bevraag ze volop. En wees daarin specifiek. Hoe vonden ze het proces? Welke informatie kregen ze en hoe sloot dat aan bij hun behoeften op dat moment? Welke ongeschreven regels hadden ze graag alvast geweten? Hoe ervoeren ze de begeleiding?  Je kunt de drie doelen van onboarding (weten we het nog: landing op de werkplek, onderdompeling in de cultuur en verbinding met collega’s) als leidraad nemen. Leer van hun ervaringen.

IT, facilitair, communicatie, kwaliteit…

Laten we ook vooral de verschillende stafafdelingen niet vergeten. Je wilt dat de basis op orde is. Dat men op dag 1 kan inloggen. Dat materiaal er is en werkt. Dat kleding klaarligt. Het is natuurlijk afhankelijk van de functie die iemand gaat bekleden maar vaak heb je hier collega’s van IT of facilitair voor nodig. Ik hoor bij heel veel organisaties als ik binnenkom dat dit top geregeld is. Als ik dan daadwerkelijk in gesprek ga met nieuwe medewerkers, blijkt het toch niet zo top. Duurde het een week voor er een laptop was en nog eens twee weken voordat alle autorisaties goed stonden. Dan kun je dus niet zonder de collega’s van deze afdelingen in je projectgroep.

Onboarding geeft antwoord op de vraag, hoe doen we het hier eigenlijk? En vaak heeft de afdeling kwaliteit daar allerlei ideeën over. Prachtig om ze te betrekken. Samen te kijken hoe nieuwe medewerkers vanaf de start leren hoe er bij jullie gewerkt wordt. Welke veiligheidsvoorschriften gelden. Wat men moet doen als er een ongeval is. Hoe men de werkplek ergonomisch goed ingericht krijgt. Vergeet hier niet om het leuk te maken. Een paginalange instructie kan misschien ook in 1 plaatje. Een handleiding in een filmpje. Daar komt de volgende afdeling om de hoek.

Je zult waarschijnlijk gaan kijken naar waar je informatie deelt en hoe je het deelt. De afdeling communicatie is hiervan. Kan je helpen met goede teksten. Met mooi opgemaakte stukken. Geen afdeling communicatie? Probeer het dan eens met AI.

Je gaat ongetwijfeld ook evenementen organiseren; een nieuwe medewerkersdag of een 100 dagen lunch. Een tour langs jullie verschillende vestigingen of door jullie gemeente. Je hebt mensen in je projectgroep nodig die niet schrikken van “handen uit de mouwen”. Die blij worden van structureren en organiseren. Wederom communicatie maar een managementondersteuner of HR medewerker kunnen dit natuurlijk ook hartstikke goed. Energie en creativiteit helpen hier enorm!

Projectteam klaar!

Dus je hebt ze bij elkaar verzameld; een aantal leidinggevenden, iemand die al eens buddy is geweest of dat graag wil zijn, een nieuwe medewerker, HR, L&D, IT, facilitair,  kwaliteit en communicatie. Dan ben je er klaar voor. Is het de hoogste tijd om samen jullie onboarding programma vorm te gaan geven. Nu wordt het leuk! Tijd om te gaan workshoppen.

Het is één van de meest gestelde vragen in mijn trainingen Succesvolle onboarding. Hoe maken we onboarding tot iets van ons samen? Hoe zorgen we dat het niet alleen bij HR op de agenda staat. Het blijkt nogal een uitdaging.  In dit artikel 3 tips!

 

1. Wat is eigenlijk het probleem?

Wat mij betreft begint de oplossing bij de probleemdefinitie. En dan niet het probleem van HR. Maar het probleem van de leidinggevende. Hier moeten we wel wat NIVEA smeren, je weet wel, Niet Invullen Voor Een Ander. Dus moet je op onderzoek uit. In gesprek. Waar lopen jouw leidinggevenden tegenaan?

Zomaar een aantal dingen die ik in de loop van de jaren gehoord heb: Het duurt lang voordat iemand productief is. Nieuwe medewerkers vertrekken snel weer, dan moet men weer van voor af aan beginnen. Of ze zijn niet betrokken bij de organisatie, willen niet overwerken, hebben meteen allerlei commentaar. Het administratieve proces is ingewikkeld, veel te vaak is er op dag 1 geen laptop en telefoon. Basisinformatie is onvindbaar of staat op 101 plekken. Of na een maand geeft de nieuwe collega al aan te willen groeien. Hij is net goed en wel gestart.

Allemaal problemen waar prima oplossingen voor zijn te bedenken. Van een format voor een inwerkprogramma en een leerprogramma tot aansprekende activiteiten voor nieuwe medewerkers. Van regelmatige gesprekken en duidelijk verwachtingsmanagement tot een check en optimalisatie van de processen. Een goede pagina op Intranet of een aansprekend magazine met alle benodigde informatie en helderheid over doorgroeimogelijkheden en ontwikkelkansen duidelijk in beeld. Of iets totaal anders.

Door te beginnen met oplossen op de plek waar de meeste pijn gevoeld wordt, creëer je meteen urgentie en betrokkenheid.

 

2. Data maakt het echt

Hoeveel verloop is er eigenlijk in jouw organisatie? Hoe lang zijn mensen gemiddeld in dienst? Hoe verhouden instroom en uitstroom zich tot elkaar? Waarom vertrekken mensen?

Door je cijfers helder te hebben, voer je een steviger gesprek. Zo deed ik onlangs een opdracht bij een organisatie waar in- en uitstroom even groot waren. Dan ben je aan het dweilen met de kraan open. Doorlopend druk met werven, selecteren en inwerken.

Als je bedenkt dat het ongeveer een jaarsalaris kost om iemand helemaal up and running te krijgen, is hoog verloop een enorme tijd- en kostenpost. Die je kunt verhelpen met een goed onboardingproces.

Door de link te leggen met tijd en geld, sluit je meer aan bij leidinggevenden. En bovendien is het ook voor jezelf heel waardevol om je resultaten te meten en te kijken wat er verandert. Hoe tevreden waren nieuwe medewerkers bij de start en hoe ontwikkelt zich dat na de implementatie van jouw plan?

Door de verschillende elementen van je programma te evalueren krijg je sowieso goud in handen en kun je gericht met je organisatie in gesprek over wat er goed gaat en wat er beter kan.

 

3. Verzamel ambassadeurs die collega’s aansteken met enthousiasme

In mijn opdrachten ga ik altijd op speurtocht naar gelijkgestemden. Mensen die al mooie ervaringen hebben opgedaan. Die zin hebben om nieuwe medewerkers hun fantastische organisatie te laten zien. En ze zijn er altijd.

Van de communicatie collega die al vlogs opneemt voor Intranet tot de collega die rondleidt in de werkplaats. Van de IT man die ook wil ontdekken waarom het steeds mis gaat met de laptops tot de receptioniste die met groot plezier een bord neerzet met Welkom nieuwe collega! Een leidinggevende die al een elearning heeft opgezet en best een andere leidinggevende wil helpen met tips en tricks. Een volleerd buddy die andere buddies traint.

Het mooie hieraan is, al die enthousiaste collega’s werken aanstekelijk. Vanzelf volgen er meer mensen. Aan jou dan om kleine successen te vieren en je ambassadeurs te eren. Zo creëer je een positief rimpeleffect!

Afgelopen vrijdag kregen wij de sleutel van ons nieuwe huis. En dan kan het beroepsdeformatie zijn, maar ik zie allerlei overeenkomsten met onboarden.

Een snelle keuze

We kochten ons nieuwe huis al eind mei. Na een half uurtje kijken, een snel ingeschakelde makelaar, een bod een paar dagen later en nog eens twee dagen later het verlossende woord, “Ja, hij is van jullie”, werd het stil. Best gek, na zo’n groot besluit. Het maakte ons zelfs een beetje onzeker. We reden er nog maar eens langs. Ja, het was echt een heel gaaf huis. Maar we hadden toch niks over het hoofd gezien…

We appten een paar keer met de verkopers over praktische zaken; de verzekering, de grootte van de bank. Zij gingen op vakantie, wij wat later. Daarna konden we dan nog wel een keer kijken. Fijn vooruitzicht en ook een beetje vaag.

Uiteindelijk keken we idd, dronken we een kop koffie met ze, praatten wat over de buurt en de kleuren op de muur. Maakten we nog een rondje. We kregen meer gevoel bij het huis. Het was een mooie bevestiging, we hadden de juiste keuze gemaakt.

Reality check

En dan vrijdag. Het rondje erdoorheen van tevoren. Alle meubels eruit, het zag er netjes uit, en toch ook anders. Donkerder, zonder lampen, zonder de oh zo leuke aankleding door de vorige eigenaren. En met ons campingtafeltje met bijbehorende klapstoeltjes was de sfeer nog niet direct terug.

Gelukkig was het bezoekje aan de notaris heel fijn. Chocolaatjes op tafel. Met een lach gingen we door de koopovereenkomst. Tekenden we. Werd het allemaal officieel.

Zaterdag laadden we de caddy vol en gingen we opnieuw naar ons nieuwe huis. Haalde en versierde ik een kerstboom. Brachten m’n zwager en schoonzus een mooie bos bloemen. Pruttelde de koffie en was er taart. Wederom was er die bevestiging; dit is echt een heel tof huis. Hier gaan wij heel fijn wonen.

Stapje voor stapje

We zijn er nog lang niet. Er moet nog ingericht, echt verhuisd, gevoeld hoe het is, aangepast. Het moet nog ons huis worden. En dat gaat lukken, daar heb ik alle vertrouwen in. Maar het vraagt aandacht en energie.

En dat is eigenlijk ook de moraal van dit verhaal. Want overal waar nu huis staat, zou ook nieuwe baan kunnen staan. Het zwarte gat tussen tekenen van de arbeidsovereenkomst en de 1e dag. Op dag 1 of na een week toch het gevoel dat het allemaal net wat minder is dan gedacht. De bevestiging dat het wel de juiste keuze is, is helemaal niet zo moeilijk. Maar het moet wel even gebeuren.

Heb aandacht voor verschillende emoties

Bedenk je dat de stap naar een nieuwe baan voor een nieuwe medewerker spannend is. Een paar kleine gestes kunnen echt het verschil maken. Dus organiseer dat. Zo zorg je dat je nieuwe medewerker niet alleen bij je wil zijn, maar ook bij je wil blijven.