Hoe maak je van onboarding een gedeelde verantwoordelijkheid?

Het is één van de meest gestelde vragen in mijn trainingen Succesvolle onboarding. Hoe maken we onboarding tot iets van ons samen? Hoe zorgen we dat het niet alleen bij HR op de agenda staat. Het blijkt nogal een uitdaging.  In dit artikel 3 tips!

 

1. Wat is eigenlijk het probleem?

Wat mij betreft begint de oplossing bij de probleemdefinitie. En dan niet het probleem van HR. Maar het probleem van de leidinggevende. Hier moeten we wel wat NIVEA smeren, je weet wel, Niet Invullen Voor Een Ander. Dus moet je op onderzoek uit. In gesprek. Waar lopen jouw leidinggevenden tegenaan?

Zomaar een aantal dingen die ik in de loop van de jaren gehoord heb: Het duurt lang voordat iemand productief is. Nieuwe medewerkers vertrekken snel weer, dan moet men weer van voor af aan beginnen. Of ze zijn niet betrokken bij de organisatie, willen niet overwerken, hebben meteen allerlei commentaar. Het administratieve proces is ingewikkeld, veel te vaak is er op dag 1 geen laptop en telefoon. Basisinformatie is onvindbaar of staat op 101 plekken. Of na een maand geeft de nieuwe collega al aan te willen groeien. Hij is net goed en wel gestart.

Allemaal problemen waar prima oplossingen voor zijn te bedenken. En door te beginnen met oplossen op de plek waar de meeste pijn gevoeld wordt, creëer je meteen urgentie en betrokkenheid.

 

2. Data maakt het echt

Hoeveel verloop is er eigenlijk in jouw organisatie? Hoe lang zijn mensen gemiddeld in dienst? Hoe verhouden instroom en uitstroom zich tot elkaar? Waarom vertrekken mensen?

Door je cijfers helder te hebben, voer je een steviger gesprek. Zo deed ik onlangs een opdracht bij een organisatie waar in- en uitstroom even groot waren. Dan ben je aan het dweilen met de kraan open. Doorlopend druk met werven, selecteren en inwerken.

Als je bedenkt dat het ongeveer een jaarsalaris kost om iemand helemaal up and running te krijgen, is hoog verloop een enorme tijd- en kostenpost. Die je kunt verhelpen met een goed onboardingproces.

Door de link te leggen met tijd en geld, sluit je meer aan bij leidinggevenden. En bovendien is het ook voor jezelf heel waardevol om je resultaten te meten en te kijken wat er verandert. Hoe tevreden waren nieuwe medewerkers bij de start en hoe ontwikkelt zich dat na de implementatie van jouw plan?

 

3. Verzamel ambassadeurs die collega’s aansteken met enthousiasme

In mijn opdrachten ga ik altijd op speurtocht. Naar gelijkgestemden. Mensen die al mooie ervaringen hebben opgedaan. Die zin hebben om nieuwe medewerkers hun fantastische organisatie te laten zien. En ze zijn er altijd.

Van de communicatie collega die al vlogs opneemt voor Intranet tot de collega die rondleidt in de werkplaats. Van de IT man die ook wil ontdekken waarom het steeds mis gaat met de laptops tot de receptioniste die met groot plezier een bord neerzet met Welkom nieuwe collega! Een leidinggevende die al een elearning heeft opgezet en best een andere leidinggevende wil helpen met tips en tricks. Een volleerd buddy die andere buddies traint.

Het mooie hieraan is, al die enthousiaste collega’s werken aanstekelijk. Vanzelf volgen er meer mensen. Aan jou dan om kleine successen te vieren en je ambassadeurs te eren. Zo creëer je een positief rimpeleffect!

32% minder verloop door focus op jouw unieke nieuwe medewerker

Met je onboarding wil je dat je nieuwe collega echt onderdeel wordt van jullie organisatie. Je wilt verbinding en betrokkenheid creëren. Dat zorgt namelijk voor minder verloop én hogere klanttevredenheid. Zo blijkt uit een mooi experiment waarover ik graag met je deel.

Een onboardingexperiment

Professor Dan Cable van de London Business School voerde een experiment uit met drie groepen nieuwe medewerkers in een callcenter:

  1. De eerste groep kreeg de standaard onboarding over regels en procedures. 📑
  2. De tweede groep een inspirerend verhaal over het bedrijf en haar prestaties. 🤓
  3. De derde groep werd gevraagd te reflecteren op momenten in hun loopbaan waar ze het meest trots op waren en deze te delen. 👑

Zes maanden later bleek de derde groep 32% minder verloop te hebben én een 18% hogere klanttevredenheid!

Persoonlijke aandacht dus, maar waarom?

De medewerkers in de derde groep werden aangespoord om te reflecteren op de beste versie van zichzelf en dit te delen. Ze werden echt uitgenodigd om zichzelf te zijn. Heel waardevol in de startperiode, die vaak als stressvol wordt ervaren. Persoonlijke aandacht vergroot zelfvertrouwen en durf. Je herkent het vast wel. Als jij echt gezien wordt door je collega’s, als je wordt gewaardeerd om wie jij bent, voel je je sterker. Je onboarding wordt er betekenisvoller door.

Hoe kun jij dat toepassen in jullie onboardingprogramma?

Dat is niet zo moeilijk. Denk eens na. Hoe starten jullie de eerste vergadering met de nieuwe collega? Met een suf voorstelrondje? Dat kan mooier! Door die trotse momenten in de loopbaan te delen. Door elkaar echt te leren kennen. Wat komt de nieuwe collega brengen en hoe past dat in het team. Als je van elkaar weet wat iedereen energie geeft, waar men goed in is en wat men belangrijk vindt, kun je op een hele natuurlijke manier werk verdelen en gebruik maken van ieders talent. Als je vervolgens nieuwsgierig blijft naar de ervaringen van je nieuwe collega en samen blijft reflecteren, zorg je voor een collega die niet alleen bij je wil zijn, maar bij je wil blijven!

Wil je meer lezen over dit onderzoek? Hier lees je de samenvatting. 

De parallel tussen een nieuw huis en een nieuwe baan

Afgelopen vrijdag kregen wij de sleutel van ons nieuwe huis. En dan kan het beroepsdeformatie zijn, maar ik zie allerlei overeenkomsten met onboarden.

Een snelle keuze

We kochten ons nieuwe huis al eind mei. Na een half uurtje kijken, een snel ingeschakelde makelaar, een bod een paar dagen later en nog eens twee dagen later het verlossende woord, “Ja, hij is van jullie”, werd het stil. Best gek, na zo’n groot besluit. Het maakte ons zelfs een beetje onzeker. We reden er nog maar eens langs. Ja, het was echt een heel gaaf huis. Maar we hadden toch niks over het hoofd gezien…

We appten een paar keer met de verkopers over praktische zaken; de verzekering, de grootte van de bank. Zij gingen op vakantie, wij wat later. Daarna konden we dan nog wel een keer kijken. Fijn vooruitzicht en ook een beetje vaag.

Uiteindelijk keken we idd, dronken we een kop koffie met ze, praatten wat over de buurt en de kleuren op de muur. Maakten we nog een rondje. We kregen meer gevoel bij het huis. Het was een mooie bevestiging, we hadden de juiste keuze gemaakt.

Reality check

En dan vrijdag. Het rondje erdoorheen van tevoren. Alle meubels eruit, het zag er netjes uit, en toch ook anders. Donkerder, zonder lampen, zonder de oh zo leuke aankleding door de vorige eigenaren. En met ons campingtafeltje met bijbehorende klapstoeltjes was de sfeer nog niet direct terug.

Gelukkig was het bezoekje aan de notaris heel fijn. Chocolaatjes op tafel. Met een lach gingen we door de koopovereenkomst. Tekenden we. Werd het allemaal officieel.

Zaterdag laadden we de caddy vol en gingen we opnieuw naar ons nieuwe huis. Haalde en versierde ik een kerstboom. Brachten m’n zwager en schoonzus een mooie bos bloemen. Pruttelde de koffie en was er taart. Wederom was er die bevestiging; dit is echt een heel tof huis. Hier gaan wij heel fijn wonen.

Stapje voor stapje

We zijn er nog lang niet. Er moet nog ingericht, echt verhuisd, gevoeld hoe het is, aangepast. Het moet nog ons huis worden. En dat gaat lukken, daar heb ik alle vertrouwen in. Maar het vraagt aandacht en energie.

En dat is eigenlijk ook de moraal van dit verhaal. Want overal waar nu huis staat, zou ook nieuwe baan kunnen staan. Het zwarte gat tussen tekenen van de arbeidsovereenkomst en de 1e dag. Op dag 1 of na een week toch het gevoel dat het allemaal net wat minder is dan gedacht. De bevestiging dat het wel de juiste keuze is, is helemaal niet zo moeilijk. Maar het moet wel even gebeuren.

Heb aandacht voor verschillende emoties

Bedenk je dat de stap naar een nieuwe baan voor een nieuwe medewerker spannend is. Een paar kleine gestes kunnen echt het verschil maken. Dus organiseer dat. Zo zorg je dat je nieuwe medewerker niet alleen bij je wil zijn, maar ook bij je wil blijven.

Een nieuwe generatie op de werkvloer; wat hebben ze nodig

De afgelopen maanden gaf ik training op de universiteit. Projectvaardigheden aan studenten Technology Management. En zo maakte ik kennis met generatie Z. De generatie waar onlangs nog een artikel over in het Dagblad prijkte. De generatie, en ik quote, “waarvoor alles leuk moet zijn en die, als het ze niet zint, er in no time weer vandoor gaat.”

De jeugd van tegenwoordig…

Dat er nauwelijks wetenschappelijk bewijs is dat generaties op de werkvloer echt van elkaar verschillen, werd even vergeten. Elke generatie vindt de generatie na de eigen minder. Dat is bewezen. En verder zitten echte verschillen in leeftijd, ervaring en persoonlijkheid. Dus ja, de dertiger en de vijftiger hebben andere behoeften. De starter en de senior ook. En het klopt dat de extrovert iets anders wil dan de introvert. Maar generatie X, Y of Z; dat maakt weinig uit.

Samenwerken via de app

Wat heb ik dan opgestoken van die groep Technology Management studenten? Nogal wat. Even een situatieschets. Dit zijn de studenten die zijn gestart in corona tijd. Die in hun 3e jaar voor het eerst fysiek college volgden. Die samenwerken via de app. Ik vroeg op een zeker moment, “wanneer treffen jullie elkaar dan?” Ze keken me wat wazig aan. “Niet, mevrouw.” Stel je dat eens voor in het werk. Samen een project draaien. Even appen: jij doet dit, zij dat, hij zus en hen zo. En dan op hoop van zegen dat het goedkomt. Het zal niet als een enorme verrassing komen dat succes vaak achterwege blijft.

De streber en de deadlinedrukker

En anderzijds, ik heb ze ook nog helder voor de geest. Die studiegenoten met wie je iets moest doen en die dat niet deden. De frustratie. Ik was zo’n hele enthousiaste studente. Die het complete project overpakte. Wijsneus met een hoofdletter W. Ik moest leren samenwerken. En dat heeft deze groep ook. Setting net wat anders, maar de uitdagingen zijn hetzelfde. De ene helft van de groep die wil leren vertrouwen op de ander, controle loslaten. De andere helft wil leren plannen en zich aan afspraken houden. En ze frustreren zich over elkaar. In 15 jaar is er toch niet zóveel veranderd.

I want it all

Tijdens individuele coachgesprekken had ik nog een mooi inzicht. Toen leerde ik weer eens dat ieder mens zijn eigen verhaal heeft. Ook elke generatie Z-er. Dat onzekerheid, angst om er niet bij te horen, geen volwaardige plek op de arbeidsmarkt te vinden, hoort bij twintigers. Dat ze dus proberen alles te doen. Studie met honours, extra minors, afstuderen bij een mooi bedrijf, vereniging, vrienden, sport, bijbaan, vrijwillig iets goed doen, reizen, familiebezoekjes. En dan ontdekken dat alles doen praktisch onmogelijk is. Zorgt voor stress. Gedoe.

Vertel ‘ns

Dus laten wij, de “grote mensen”, niet nog meer druk toevoegen. Laten we lief zijn. Doorvragen. Achterhalen wat er onder de “het moet leuk zijn” wens of ogenschijnlijke onverschilligheid zit.

En dan ben ik weer terug bij m’n onboarding post van vorige week. Laten we in plaats van labels plakken en in hokjes drukken nou eens oprecht nieuwsgierig zijn naar elkaar. Van elkaar leren. Laten zien dat samenwerken ook heel tof kan zijn. Als je elkaar een beetje leert kennen en gebruik maakt van elkaars talenten.

Coach of mentor

In mijn Talentmanagement training hadden we het laatst over wat men in verschillende fases in het werkleven nodig had gehad. En de conclusie was unaniem. Iemand die in je gelooft. Die jou echt ziet. Je talenten, je ontwikkelpunten, en die je helpt met feedforward, met tips en tricks. Ik denk dat we dat in organisaties moeten inregelen. En dat dat over generaties heengaat.